Miten kehittää tehokkaita kokouksia yrityksessäni

Yrityksissä on endeeminen sairaus, joka vaikuttaa heitä kaikkia yhtä lailla: "Reunionitis". Kokouksiin sijoittuneiden tuntien tuottavuuden heikkeneminen on yksi johtoryhmiin liittyvistä näkökohdista. Kokemuksemme mukaan on välttämätöntä soveltaa menetelmiä, joilla varmistetaan, että kokoukset ovat tuottavia: johtajuus, tiukkuus ja sitoutuminen.Jos haluat järjestää tehokkaita kokouksia yrityksessäsi, lue seuraavat vaiheet huolellisesti.

Seuraavat vaiheet:

1

Mieti, onko kokous todella tarpeellinen, ja kuka on osallistuttava olennaisella tavalla. Jos haluat tietää, voidaanko kokousta välttää, määrittele tavoitteet selkeästi ja tarkasti ja arvioi, voitko odottaa.

2

Lähetä puhelu päivän järjestyksessä dokumentoidulla tavalla. Aseta aloitus- ja lopetusaika. On välttämätöntä, että kaikki osallistujat tuntevat keskusteltavat aiheet. Suosittelemme, että luet seuraavan artikkelin, jossa muistutetaan ihmisiä osallistumaan kokoukseen.

3

Yritä varmistaa, että kaikki osallistujat valmistelevat kokouksen asianmukaisesti ennen sen aloittamista. Tämä saavutetaan lähettämällä puhelu, kuten olemme ilmoittaneet edellisessä vaiheessa.

4

Ole täsmällinen. Aloita aikataulusta. Muista myös, että kokoonpanon tulisi kestää alle puolitoista tuntia, jotta se ei aiheuta väsymystä. Tiedätkö jo, miten pöydät sijoitetaan?

5

Kääntäjän tai hänen nimeämänsä toimija toimii kokouksen valvojana ja johtajana. Tämän pitäisi asettaa selkeät ohjeet käsiteltäessä hallituksen asioita, on suositeltavaa välttää "vapaata tapaa", jotta vältettäisiin hajottaminen osallistujien keskuudessa.

6

Vältä kaikenlaisia keskeytyksiä. Varoitetaan etukäteen: Ulkoiset puhelimet, puhelimet, ...

7

Älä käsittele esityslistan ulkopuolisia kysymyksiä.

8

Kunnioita toisten toimia. Harjoittele aktiivista kuuntelua ja ole konkreettinen. Vältä siis absurdia polemioita tai henkilökohtaisia kysymyksiä millä hyvänsä.

9

Tallenna tapaaminen ja lähetä se seuraavan 24-48 tunnin välein, ellei toisin ole sovittu. Tässä on kirjoitettava istunnossa selviä päätelmiä. Tämä kannustaa työntekijöitä, jotka antavat kokouksille merkityksellisen aseman ja merkityksen.

vihjeitä